Ett användbart ledningssystem är en viktig förutsättning för att kunna styra en verksamhet utifrån lokala värderingar, riktlinjer och policys och säkerställa att vårdtagaren bibehålls i fokus. Brister i användbarhet kan leda till tidsförlust och stress hos personal och i förlängningen påverka vården negativt. I samband med att ett nytt ledningssystem infördes inom mesosystemet laboratoriemedicin, en regional verksamhet med omkring 550 medarbetare, genomfördes ett förbättringsarbete med fokus på användbarhet. Förbättringarna i det nya systemet inriktades på hur information struktureras och nås i det dagliga arbetet, för att bättre stödja medarbetarnas arbetsflöden och bidra till effektivitet och indirekt patientnytta. Målet var att förtydliga navigering och anpassa systemet utifrån användarroller för att öka användbarheten. Iterativa förbättringar med PDSA-cykler genomfördes av superanvändare i ledningssystemet. Dessa tog rollen som expertutvärderare som utförde utvärderingsmetoderna Cognitive Walkthrough samt Heuristic Evaluation kompletterat med Think-Aloud protokoll. Under införandet genomfördes även en studie med syfte att utforska superanvändarnas upplevelser av hur kontinuerligt lärande påverkar införandet av ett ledningssystem inom hälso- och sjukvården. Fyra lärseminarier genomfördes och analyserades med reflexiv tematisk analys. Det sammantagna resultatet visar att ledningssystemet har anpassats efter användarroller och tid för navigation har förbättrats i jämförelse med baslinjemätning i det tidigare ledningssystemet. Användbarhetsproblem har identifierats vilka vägleder framtida korrigeringar som krävs i kommande PDSA-cykel för att öka användbarheten i systemet. Samskapande, iterativ testning och regelbunden reflektion bidrar till hållbar utveckling över tid. Superanvändarna har en central roll som förändringsledare och samordnare vid införande av ett ledningssystem, där de bidrar till ökad förståelse, delaktighet och välgrundade beslut utifrån slutanvändarnas behov. Slutsatsen är att iterativ testning och regelbunden reflektion bidrar till hållbar utveckling över tid vid införande av ledningssystem inom hälso- och sjukvård.

A usable management system is a key requirement for managing an organization in accordance with local values, guidelines and policies to ensure that patient care remains in focus. Inadequate usability can lead to time loss and stress among staff, which leads to a negative impact on care delivery. During the introduction of a new management system within the mesosystem of laboratory medicine an improvement initiative focusing on usability was carried out. To better support the employees’ workflows and contribute to efficiency, improvements were focused on how information is structured and accessed. The goal was to clarify navigation and to adapt the system to specific user roles to increase usability. Iterative improvements using PDSA cycles were conducted by superusers of the management system who also took the roles of experts during evaluation using the methods Cognitive Walkthrough and Heuristic Evaluation, complemented by Think-Aloud protocols. During the improvement initiative a study was conducted with the aim of exploring superusers’ experiences of how continuous learning affects the introduction of a management system in healthcare. Four learning seminars were held and analyzed using reflexive thematic analysis. The results show that the management system has been adapted to user roles and that navigation time has improved in comparison to the previous management system. Usability issues have been identified providing guidance for future adjustments required in upcoming PDSA cycles, to further improve usability. The results of the study show that co-creation, iterative testing and systematic reflection contribute to sustainable development over time. Superusers play an active role as change agents and coordinators in the introduction of new management systems as they increase understanding, participation and well-informed decision making based on end-user needs. The conclusion is that iterative testing and systematic reflection contribute to sustainable development over time in the introduction of management systems in healthcare.