Syfte: Växande organisationer möter ofta strukturella utmaningar. Samtidigt ökar antalet projekt och projektverksamheter organiseras i allt högre grad likt processer. Detta leder till utvecklade arbetsformer och geografiskt åtskilda projektteam. Till följd av detta uppstår nya utmaningar kopplade till struktur, kommunikation, tillit och samarbete, vilket förstärks av minskad fysisk och social interaktion. Därmed uppstår ett behov av att anpassa projektledningsprocessen och att skapa en djupare förståelse. Syftet med anpassningen är att öka förståelsen för hur projektledare kan utforma arbetssätt och kommunikationsstrategier för att leda lokalt distribuerade projektteam mot framgångsrika och effektiva projekt. Mot denna bakgrund formuleras studiens syfte: Att öka förståelsen för projektledningsprocessens utformning och tillhörande utmaningar med fokus på arbetssätt och kommunikation i lokalt distribuerade projektteam. För att uppnå syftet formulerades två frågeställningar:

[1]   Hur kan en projektledningsprocess vara utformad?

[2]   Vilka utmaningar kan identifieras i projektledningsprocessen, med fokus på arbetssätt och kommunikation i lokalt distribuerade projektteam?

Metod: Studien följer en fallstudiedesign och genomförs med ett projekt- och kundorderstyrt tillverkande företag. Den är primärt kvalitativ, men inkluderar kvantitativa inslag och triangulering av intervjuer, enkätundersökning och dokumentstudie. Analysen har anpassats efter respektive datainsamlingsteknik men baseras främst på en tematisk analys av intervjuerna. Studien har en abduktiv ansats, där arbetet inleds deduktivt, övergår till en induktiv analys och avslutas med en teoretisk jämförelse. Tillvägagångssättet bedöms lämpligt för att identifiera mönster och uppfattningar inom ett redan avgränsat område.

Resultat: Projektledningsprocessen identifierades som bestående av fyra faser, vardera med tillhörande beslutspunkter och aktiviteter. Huvudprocessen är i stor utsträckning i linje med standardiserade processer, medan stödprocesserna behöver anpassas och vidareutvecklas för att ge maximalt stöd. Vidare identifierades sex utmaningar inom projektledningsprocessen, främst kopplade till arbetssätt och kommunikation. Dessa positionerades i de olika faserna, vilket möjliggör riktad processutveckling och skapar ett underlag för prioritering av förbättringsåtgärder.

Implikationer: Studien tillför både teoretiska och praktiska implikationer. Teoretiskt bekräftar resultaten att etablerade standarder är tillämpbara, samtidigt som de belyser ett ökat behov av flexibilitet och anpassat stöd. Vidare fördjupas förståelsen för de utmaningar som projektledningsprocesser med lokalt distribuerade projektteam möter. Praktiskt ger studien vägledning för utveckling, förbättring och effektivisering av projektledningsprocessen, med utgångspunkt i de identifierade utmaningarna.

Avgränsningar: Studien avgränsas till projektledningsprocessen inom kundorderprojekt med lokalt distribuerade projektteam. Den undersöks utifrån ett operativt och taktiskt perspektiv, där fokus ligger på projektledarens arbetssätt och kommunikation. Dessa aspekter studeras utifrån projektledarens och projektmedlemmars perspektiv.

Nyckelord: Projektledningsprocess, projektledning, projektframgång, kommunikation, distribuerade projektteam.