Contemporary disruptions often last months or years, not days or weeks, requiring bureaucratic organizations that provide consistency and continuity. However, bureaucracies are typically rigid and inferior to temporary organizations in terms of flexibility in dealing with disruptions. Conversely, temporary organizations lack the continuity needed during prolonged disruptions. We learned about this poorly understood puzzle during our case study of Sweden’s defense administration’s military response to the greyzone between peace and war following Russia’s annexation of Crimea. Longitudinal data reveal how managerial hierarchies select internal trustees based on the trustees knowledge of local contexts and how the trustees reactivate former employees, chosen for their professional expertise, as external trustees to mobilize local resources. These trustees collectively engage in a liminal process of strategizing through familiarity that makes a bureaucracy flexible during prolonged disruptions, blending transparency with secrecy. This discovery challenges extant research that underestimates the ability of bureaucracies to become flexible during disruptions. As a basis for further theory development, we propose a “liminal strategizing through familiarity” model that is socio-culturally rooted among internal and external trustees. Our pre-theory reintroduces flexible bureaucracy, assigning familiarity with a new strategic role for continuity during prolonged disruptions.

Efter andra världskriget och under kalla kriget hade Sverige en försörjningsberedskap baserad på omfattande lagerhållning och planer för att säkra livsmedelsförsörjningen även vid blockad. Under 1990-talet avvecklades mycket av detta, men med en säkerhetspolitiskt förändrad hotbild har behovet av en stärkt beredskap åter aktualiserats. Parallellt med denna utveckling har hållbarhetsfrågor vuxit i betydelse, då klimatförändringar påverkar matproduktionens förutsättningar oavsett om det råder fred eller krig. Båda dessa två områden – beredskap och hållbarhet – har blivit centrala expertisområden, men hur de ska integreras för att möta överlappande klimatrelaterade och antagonistiska hot är fortfarande oklart.

Syftet med forskningsrapporten är att empiriskt belysa hur de två expertisområdena hållbarhet respektive beredskap integreras för att möta överlappande klimatrelaterade och antagonistiska hot i det svenska samhället. Baserat på 582 rapporter publicerade 1992–2024 av aktörer i den svenska livsmedelskedjan identifierar studien hur politiska beslut och händelser har format relationen mellan hållbarhet och beredskap över tid. Ett mönster av fyra utvecklingsfaser framträder: vakuum-, specialiserings-, närmande- och armkroksfasen. I armkroksfasen har expertisområdena börjat kopplas samman, och begreppet ”hållbar beredskap” används allt oftare av myndigheter. Dock saknas en entydig definition av detta begrepp, vilket skapar osäkerhet kring dess praktiska tillämpning för ökade investeringar.

Resultatet visar att nya förhållningssätt till överlappande klimatrelaterade och antagonistiska hot behöver utvecklas för att expertisområdena hållbarhet och beredskap ska kunna integreras till reella lösningar inför och vid samhällskriser. Nya förhållningssätt utgör en kompetens som kan stärka försörjningsberedskapen av kritiska varor och tjänster. Denna kompetens är därför viktig att fortsatt studera och vidareutveckla för att kunna möta utmaningarna inom svensk livsmedelsförsörjning i en tid av överlappande, varaktiga samhällskriser.

When extreme contexts reveal voids in national preparedness systems, the actors in emergent intermediaries face a dilemma in resolving a lack of supply—they can follow existing rules and fail, or they can break rules to enable supply but risk punishment after the crisis. Multiple-case analyses of how the COVID-19 outbreak affected the supply of safety-critical goods revealed how intermediaries emerged rapidly and contravened national legislation and customs because prosocial frustration compensated for fear. Those public and private actors involved in emergent intermediaries reflected on the right thing to do and envisioned a flexible national preparedness system. Although literature points to intermediaries for new coordination of supply during crises, their emergence and social organization into rapid institutional renewal are overlooked. Based on our findings, we develop a model that shows how new intermediaries emerge when actors break, make, and prosocially integrate rules by drawing on frustration and reflection to envision system renewal, institutionalize their experience, and avoid impending punishment. While theories overlook the dilemma of voids in national preparedness systems, this study highlights how emergent intermediaries’ actors renew institutions rapidly. These insights advance extreme context research on the phenomenon by integrating institutional and prosocial literature and offer policy implications.