Sammanfattning
För att företag ska kunna behålla sin konkurrenskraft i näringslivet, behöver de hela tiden utvecklas.
Men med utveckling kommer en ökad komplexitet som måste hanteras på något
sätt. Många företag väljer då att investera i ett affärssystem (s.k. ERP-system), vilket inte är
något som görs lättvindigt utan är en ansenlig investering. Detta faktum tillsammans med
dagens låga vinstmarginaler i företag gör att det är väsentligt att hålla kostnaderna så låga
som möjligt. Mer än hälften av kostnaderna för ett ERP-system sägs vara relaterat till underhålls-
och supportverksamhet. En av de faktorer som påverkar denna stora kostnad är dokumentationsaktiviteter,
vilken ifall de inte är utförd på rätt sätt kan leda till en ansenlig ökning
av ett systems totala kostnad. Det är därför väldigt viktigt att inte förbise dokumentationen
som en del av ett ERP-systemutvecklingsprojekt.
Syftet med vår studie var att undersöka existerande dokumentationsrutiner i ERPsystemutvecklingsprojekt
hos Volvo AB’s dotterbolag Volvo IT, för att sedan presentera
förbättringsförslag för framtida projekt i företaget. För att kunna uppfylla syftet med uppsatsen,
tog vi fram en forskningsfråga med tre följdfrågor och genom en grundlig analys av det
empiriska materialet kommer vi att presentera svaren på dessa frågor som våra slutsatser.
Vi har valt att genomföra en fallstudie med en induktiv ansats, för att införskaffa oss djupare
kunskap och därmed kunna generera ny kunskap inom området. Det empiriska materialet
analyserades utifrån en given modell där insamlad data delades in i lämpliga kategorier. Kunskapen
genererad från vår studie är av följande kunskapsform; kategoriell, förklarande, förutsägande
och normativ.
Efter att ha analyserat resultatet av vår fallstudie kan vi presentera ett flertal förbättringsförslag
för Volvo IT’s användning i framtida projekt. För andra företag, involverade i ERPsystemutvecklingsprojekt,
kan dessa fungera som värdefulla förslag att ta i beaktande. Vi
kom fram till att den främsta anledningen till bristande dokumentation inte är omedvetenheten
om dess betydelse, utan avsaknaden av konkreta bevis på dess positiva effekter på ett systems
totala kostnad. Vi anser att det krävs en attitydförändring kring dokumentation som
arbetsuppgift för att uppnå dokumentation som är av hög kvalitet och att arbetsuppgiften
som sådan behöver få högre prioritet i projekten. Ett annat viktigt förbättringsförslag vi fann
var att en kontroll av den producerade dokumentationens kvalité måste utföras, och inte
bara en kontroll av att den rätta sortens dokument finns. Vi anser att ett företag inte bör allokera
resurser till att skapa en metod eller modell över hur man ska dokumentera förrän vikten
och effekten av hög kvalitetsdokumentation är klargjord. Till sist anser vi att systemutvecklingsprocessen
bör fokuseras kring den framtida användaren, dels på grund av dagens
ökade användning av skräddarsydda system men också för att det minskar risken för en oönskad
effekt på projektets omfattning samt att det ökar kvaliteten på den slutgiltiga dokumentationen.