Abstract

In order to stay competitive in today’s changing business world, companies need to manage

the increased complexity as they evolve. To be able to handle this complexity, many companies

chose to implement an ERP system. Investing in an ERP system is not something that

is made in a trice but is a large investment which together with today’s low-profit margins in

companies makes it essential to keep the costs as low as possible. More than half of the total

cost for an ERP investment is said to be related to costs for the system’s maintenance and

support. Documentation is one of the factors which affect this cost, and if it is not made satisfactorily

it is said to result in a considerable increase of the system’s total cost. This is why

it is important not to overlook the documentation as a part of ERP system development

project.

The purpose with this thesis is to investigate the existing documentation routines in ERP

system development projects at AB Volvo’s subsidiary Volvo IT, in order to find suggestions

of improvement for future projects. In order to fulfill the purpose of the study, we formed a

research question with three sub-questions and through a deep analysis of the empirical material

we presented the answers to these questions as the conclusions of this thesis.

Our study is based on an inductive research approach using a case study to gain deeper and

more helpful qualitative knowledge and data. The empirical data was analyzed using the

template analysis method where we divided the collected data into appropriate categories.

The knowledge created through this study is of exploratory, normative, predictive and categorical

nature.

After having analyzed the results from our case study we found several suggestions of improvements

for Volvo IT to use in future projects. For other companies involved in ERP

system development projects of their own, the conclusions of this thesis will work as valuable

issues to take into consideration for upcoming projects. We have concluded that the

main reason behind lacking quality of documentation in the development projects is not the

unawareness of its importance, but the absence of concrete evidence of high quality documentation’s

positive effects on a system’s total cost. We believe that in order to achieve documentation

of high quality, there needs to be a change of attitude to documentation as a

work task and the task itself must be higher prioritized in the projects. Another important

suggestion is that a control of the conducted documentation’s quality must be done, not only

a control of the existence of the right kind of documents. We are of the opinion that a company

should not allocate resources to create a method of documentation before the importance

of high quality documentation is clarified. Ultimately, we believe that the system development

process should be focused around the customer, because of the more frequent use

of custom made solutions and to help the people in the project to set the right level of abstraction

on the documentation.

Sammanfattning

För att företag ska kunna behålla sin konkurrenskraft i näringslivet, behöver de hela tiden utvecklas.

Men med utveckling kommer en ökad komplexitet som måste hanteras på något

sätt. Många företag väljer då att investera i ett affärssystem (s.k. ERP-system), vilket inte är

något som görs lättvindigt utan är en ansenlig investering. Detta faktum tillsammans med

dagens låga vinstmarginaler i företag gör att det är väsentligt att hålla kostnaderna så låga

som möjligt. Mer än hälften av kostnaderna för ett ERP-system sägs vara relaterat till underhålls-

och supportverksamhet. En av de faktorer som påverkar denna stora kostnad är dokumentationsaktiviteter,

vilken ifall de inte är utförd på rätt sätt kan leda till en ansenlig ökning

av ett systems totala kostnad. Det är därför väldigt viktigt att inte förbise dokumentationen

som en del av ett ERP-systemutvecklingsprojekt.

Syftet med vår studie var att undersöka existerande dokumentationsrutiner i ERPsystemutvecklingsprojekt

hos Volvo AB’s dotterbolag Volvo IT, för att sedan presentera

förbättringsförslag för framtida projekt i företaget. För att kunna uppfylla syftet med uppsatsen,

tog vi fram en forskningsfråga med tre följdfrågor och genom en grundlig analys av det

empiriska materialet kommer vi att presentera svaren på dessa frågor som våra slutsatser.

Vi har valt att genomföra en fallstudie med en induktiv ansats, för att införskaffa oss djupare

kunskap och därmed kunna generera ny kunskap inom området. Det empiriska materialet

analyserades utifrån en given modell där insamlad data delades in i lämpliga kategorier. Kunskapen

genererad från vår studie är av följande kunskapsform; kategoriell, förklarande, förutsägande

och normativ.

Efter att ha analyserat resultatet av vår fallstudie kan vi presentera ett flertal förbättringsförslag

för Volvo IT’s användning i framtida projekt. För andra företag, involverade i ERPsystemutvecklingsprojekt,

kan dessa fungera som värdefulla förslag att ta i beaktande. Vi

kom fram till att den främsta anledningen till bristande dokumentation inte är omedvetenheten

om dess betydelse, utan avsaknaden av konkreta bevis på dess positiva effekter på ett systems

totala kostnad. Vi anser att det krävs en attitydförändring kring dokumentation som

arbetsuppgift för att uppnå dokumentation som är av hög kvalitet och att arbetsuppgiften

som sådan behöver få högre prioritet i projekten. Ett annat viktigt förbättringsförslag vi fann

var att en kontroll av den producerade dokumentationens kvalité måste utföras, och inte

bara en kontroll av att den rätta sortens dokument finns. Vi anser att ett företag inte bör allokera

resurser till att skapa en metod eller modell över hur man ska dokumentera förrän vikten

och effekten av hög kvalitetsdokumentation är klargjord. Till sist anser vi att systemutvecklingsprocessen

bör fokuseras kring den framtida användaren, dels på grund av dagens

ökade användning av skräddarsydda system men också för att det minskar risken för en oönskad

effekt på projektets omfattning samt att det ökar kvaliteten på den slutgiltiga dokumentationen.