Syftet med förbättringsarbetet var att standardisera förberedelserna inför robotkirurgi för patienter med pankreascancer för förbättrad patientsäkerhet på operationssalen. Eftersom det var ett operations-ingrepp (Whipples operation) med ny teknik belyser studien dels vikten av teamets tidigare erfarenheter av annan robotkirurgi och öppen operationsmetod för pancreascancer, samt de utmaningar teamet utsattes för och de möjligheter och lärdomar de fick under själva förbättringsarbetet.

Förbättringsarbetet utgick från LEAN värdeflödesanalys, Nolans förbättringsmodell och observations-studie samt av strukturen i förbättringsrampen. Baserat på SEIPS-modellen har balanserande mått för arbetssystem, process och resultatmått tagits fram för att mäta skapat värde för patient och medarbetare i teamet. Studien genomfördes med kvalitativ metod med hjälp av semistrukturerade enskilda intervjuer, med tematisk analys.

Förbättringsarbetet resulterade i tre identifierade aktiviteter: operationsanmälan, instrument och material samt patientens positionering på operationsbordet. Dessa är avgörande för hur lång förberedelsetiden blir och hur de påverkar teamets stress inför mötet med patienten, samt teamets fokus inför operationsstart. Förbättringsarbetet minskade den icke värdeskapande tiden och möjligheten ökade för både patient och medarbetarna att vara mer delaktiga. Detta eftersom standardiseringen av en handbok minskade den icke värdeskapande tiden. 

Studien påvisade att agera för ökad patientsäkerhet vid standardisering av förberedelseprocessen till en ny operationsmetod tar tid. Att standardisera förberedelseprocessen och införa ny teknik i vården ger förutsättningar för en god och säker kirurgi. Standardiseringen uppfattades av teamet som ytterligare en uppgift, en vy som inte alltid delades av kollegor och ledning, vilket i sin tur ökade arbetsbördan på teamet. Det var av stor betydelse att operationsteamet var dedikerat och litet i förbättringsarbetet, för medarbetarnas trygghet och för att optimera processen.

The purpose of the improvement work was to standardize the preparations for robotic surgery for patients with pancreatic cancer for improved patient safety in the operating room. As it was a surgical procedure (Whipples operation) with new technology, the study highlights the importance of the team's previous experience of other robotic surgery and open surgery for pancreatic cancer, as well as the challenges the team was exposed to and the opportunities and lessons they received during the improvement work.

The improvement work was based on LEAN value flow analysis, Nolan's improvement model and observational study, as well as on the structure of the improvement ramp. Based on the SEIPS model, balancing measures for work systems, processes and performance measures have been developed to measure created value for patients and the team’s employees. The study was conducted using a qualitative method using semi-structured individual interviews, with thematic analysis.

The improvement work resulted in three identified activities: surgery report, instruments and materials as well as the patient's positioning on the operating table. These are crucial for how long the preparation time will be and how they affect the team's stress before the meeting with the patient, as well as the team's focus before the start of the operation. The improvement work reduced the non-value-creating time and increased the opportunity for both patients and employees to be more involved. This is because the standardization of a manual reduced the non-value-adding time.

The study showed that acting for increased patient safety when standardizing the preparation process for a new surgical method takes time. Standardizing the preparation process and introducing new technology in healthcare provides the conditions for good and safe surgery. Standardization was seen by the team as yet another task to be performed, a view not always shared with colleagues nor management, which in turn added more burden on the team. It was of great importance that the operations team was dedicated and small in the improvement work, in order to ensure the safety of the employees and to optimize the process.